Начальный этап создания системы — октябрь 2007 г.
В настоящее время: внедрение, эксплуатация, разработка, развитие подсистем.
Целями создания Автоматизированной информационной системы «Государственные архивы Санкт-Петербурга» (далее — АИС «Госархивы СПб») являются:
- повышение эффективности организации архивного дела на территории Санкт-Петербурга;
- повышение качества и сокращение сроков оказания государственных услуг по запросам граждан и организаций;
- обеспечение сохранности документов государственных архивов Санкт-Петербурга от устаревания и физического разрушения.
Система решает следующие задачи:
- существенное сокращение сроков оказания государственных услуг населению в социально-правовой сфере и исполнения других запросов граждан и организаций;
- формирование электронных тематических фондов пользования на базе существующих фондов государственных архивов с учетом их приоритетности и категорийности;
- реализация доступа к документам, приведенным к электронному виду;
- обеспечение интеграции системы с ранее созданными АС и БД на региональном и федеральном уровнях;
- создание условий для обеспечения приема и хранения документов в электронном виде, не имеющих бумажного аналога.
Основанием для проведения работ по созданию и вводу в действие АИС «Государственные архивы» является Постановление Правительства Санкт-Петербурга от 16.05.2008 № 567 «Об утверждении плана мероприятий на 2008-2010 годы по созданию и вводу в действие государственной информационной системы «Государственные архивы Санкт-Петербурга».
Объектами внедрения АИС «Госархивы СПб» являются:
- архивный комитет Санкт-Петербурга (Архивный комитет);
- центральный государственный архив Санкт-Петербурга (ЦГА СПб);
- центральный государственный исторический архив Санкт-Петербурга (ЦГИА СПб);
- центральный государственный архив литературы и искусства Санкт-Петербурга (ЦГАЛИ СПб);
- центральный государственный архив историко-политических документов Санкт-Петербурга (ЦГАИПД СПб);
- центральный государственный архив научно-технических документов Санкт-Петербурга (ЦГАНТД СПб);
- центральный государственный архив кинофотофонодокументов Санкт-Петербурга (ЦГАКФФД СПб);
- центральный государственный архив документов по личному составу Санкт-Петербурга (ЦГАЛС СПб).
Для организации доступа к справочной информации и услугам архивов всех категорий пользователей создается портал АИС «Госархивы СПб», который обеспечит быстрое и качественное обслуживание населения.
Портал будет содержать:
- cредства доступа (в зависимости от прав пользователя) к электронному НСА архивов, с инструментами просмотра и поиска;
- cредства доступа (в зависимости от прав пользователя) к электронным фондам пользования (создаваемых, в первую очередь, на основе наиболее востребованных архивных фондов);
- cпециальные формы для подачи запроса в архив, с возможностью последующего мониторинга исполнения запросов;
- cправочную информацию (описание архивов, путеводители по архивам, справочник организаций Петрограда-Ленинграда-Санкт-Петербурга с историей переименований).
