АИС «Госархивы СПб» — интегрированная система, являющаяся совокупностью взаимодействующих автоматизированных систем, работающих на каждом объекте внедрения (Архивном комитете и подведомственных ему архивах).

Принципы создания системы:

• Комплексность. Комплексная автоматизация архивных процессов и процессов формирования, ведения и обеспечения доступа к электронным архивам документов и научно-справочному аппарату (НСА) — позволит существенно сократить сроки исполнения запросов граждан и организаций, повысит результативность и достоверность поиска информации в архивах.
• Единство системы классификации и кодирования. Основана на разработке единой структуры и формата классификаторов для всех государственных архивов Санкт-Петербурга.
• Актуальность НСА. Создание современного научно-справочного аппарата по итогам формирования единого электронного НСА и развитой информационно-поисковой системы.
• Сохранность.
• Модульность и адаптируемость ПО. Разработка прикладного ПО на основе построения типовых функциональных комплексов.
• Публичность. Применение интернет-ориентированных информационных технологий — позволит расширить аудиторию архивов за счет пользователей сети Интернет.
• Надежное хранение.

Интеграция автоматизированных систем в составе АИС «Госархивы СПб» осуществляется по технологии Системы информационного взаимодействия исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга (далее — СИВ ИОГВ). В качестве телекоммуникационной среды используется Единая мультисервисная телекоммуникационная сеть исполнительных органов государственной власти (ЕМТС).

Технология разработки и внедрения программного обеспечения АИС «Госархивы СПб»

Разработка прикладного ПО основана на построении типовых функциональных программных комплексов, их последующей адаптации и внедрении на объектах.

Анализ бизнес-процессов, подлежащих реализации в системе:

1. выделение типовых бизнес-процессов;
2. формирование перечней особенностей бизнес-процессов (для каждого объекта внедрения);
3. разработка типовых функциональных программных комплексов (ТФПК);
4. адаптация ТФПК (для каждого объекта внедрения);
5. внедрение разработанного специализированного ПО (для каждого объекта внедрения).

Технология разработки и внедрения ПО АИС «Госархивы СПб»

Основные бизнес-процессы, подлежащие автоматизации в процессе создания комплексной автоматизированной системы:

1. Комплектование:
   • составление и согласование списков источников комплектования архива;
   • экспертиза ценности документов;
   • прием архивных документов;
   • фондирование;
   • топографическое размещение в архивохранилищах.
2. Использование:
   • выдача документов:
     • обеспечение доступа пользователей к архивным документам;
     • выдача архивных документов из архивохранилища;
     • выдача фонда пользования, описей.
   • обслуживание пользователей:
     • получение, рассмотрение и исполнение запросов пользователей;
     • оформление архивных справок, выписок и копий;
     • возвращение подлинников.
   • передача документов:
     • передача архивных документов из архива в архив;
     • передача страхового фонда на спецхранение.
3. Ведение НСА:
   • описание архивных документов;
   • создание описей;
   • создание путеводителей;
   • создание каталогов;
   • создание указателей и обзоров.
4. Учет и регламентные работы в архивах:
   • систематизация единиц хранения;
   • проверка наличия и состояния архивных документов, в том числе учетной документации;
   • снятие с учета документов;
   • проверка и учет технического и физико-химического состояния архивных документов;
   • выявление документов, находящихся в неудовлетворительном состоянии, и испорченных документов, снятие с учета неисправимо поврежденных архивных документов;
   • контроль сохранности выданных документов, возвращение документов;
   • выявление уникальных и особо ценных документов.
5. Хранение:
   • Создание страхового фонда;
   • Создание и комплектация фонда пользования;
   • Проверка наличия и состояния, технический контроль фонда пользования и страхового фонда;
   • Учет документов архивного фонда, разработка порядка учета;
   • Рассекречивание документов.

Все системы в составе АИС «Госархивы СПб» строятся на основе единых технологических принципов и с использованием общих средств, компонентов и технологий. Такой подход обеспечивает целостность проекта и значительное сокращение затрат на создание как отдельных систем, так и АИС «Госархивы СПб» в целом.

Назад